CONTRACTEN, LONEN EN VERPLICHTINGEN

Je vacature is uitgeschreven, maar er komt nog heel wat meer kijken bij het aanwerven van personeel. Voor je kan beginnen denken aan een koffiemok met de naam van je nieuwe werknemer, moet je een heleboel wettelijke verplichtingen nakomen. Je moet zorgen voor een contract en loon, de officiële indiensttreding regelen én dan nog weten wat je moet doen als je werknemer ziek wordt of met vakantie wil.

We sommen hier de basisregels op. Afhankelijk van jouw concrete situatie moet je misschien nog rekening houden met een aantal extra’s. Daarom neem je voor de zekerheid het best een sociaal secretariaat onder de arm. Zij maken je niet alleen wegwijs in de regelgeving, maar adviseren je ook en nemen je een heel aantal praktische zaken uit handen. Een sociaal secretariaat is geen overbodige luxe. 

Op de website 'Ik wil aanwerven' van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid kan je ook heel wat praktische informatie vinden over het aanwerven van personeel en alle zaken die daar bij komen te kijken.

Om de totale jaarkost van het loon te berekenen, doe je de maandelijkse loonkost x 13,92 maanden. Zo is het vakantiegeld en een dertiende maand meegerekend.

De overheid geeft bij de aanwerving van personeel in bepaalde gevallen financiële steun. Je kan een overzicht van mogelijke subsidies, doelgroepverminderingen op sociale bijdragen of maatregelen voor de aanwerving van mensen uit een bepaalde doelgroep vinden in de subsidiedatabank van VLAIO. Je selecteert het thema 'Tewerkstellen'. 

Zo kan je voor de aanwerving van je eerste drie werknemers genieten van een vermindering van de RSZ- werkgeversbijdragen. Meer informatie over deze maatregel en over de omvang van de steun kan je vinden op de website van VLAIO.

Wettelijke verplichtingen

Personeel gezocht! Voordat je je nieuwe werknemers mag verwelkomen, moet je er als bedrijf ook wettelijk helemaal klaar voor zijn. Haal diep adem en pak de volgende zaken aan:

• breng je RSZ-nummer in orde

Je moet je aanmelden bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ), je registreren als werkgever en je RSZ-nummer aanvragen. Je kan dit zelf online doen via de toepassing WIDE (Werkgeveridentificatie).

Alle info over je administratieve verplichtingen bij de RSZ vind je op website van de Sociale Zekerheid.

Je kan hiervoor ook (tegen betaling) gebruik maken van een erkend sociaal secretariaat. Zij regelen al de administratieve zaken en zullen je advies geven over de regelgeving.

• stel een arbeidsreglement op

De inhoud van je arbeidsreglement kies je natuurlijk niet helemaal zelf. Je moet niet alleen opnemen welke regels je als bedrijf wil laten respecteren; er moeten ook een aantal wettelijke zaken aan bod komen.

Voor meer informatie verwijzen we je graag naar de website van de federale overheid. Je vindt er ook enkele handige modeldocumenten.

Je moet een afschrift van het arbeidsreglement binnen de 8 dagen van inwerkingtreding bezorgen aan de Arbeidsinspectie. Dit kan online ingediend worden via www.arbeidsreglement.belgie.be.

Het arbeidsreglement moet vrij consulteerbaar zijn door al je werknemers.

Je moet aan elke werknemer een exemplaar geven en hiervoor een ontvangstbewijs laten ondertekenen.

• sluit een arbeidsongevallenverzekering af

Voor je een werknemer in dienst neemt, moet je een arbeidsongevallenverzekering afsluiten. De verzekering voor burgerlijke aansprakelijkheid is niet verplicht, maar zeker het overwegen waard, want ze beschermt je bijvoorbeeld tegen schade die jouw werknemer bij een klant veroorzaakt. Je wint het best informatie in bij een verzekeringskantoor in je buurt.

• stel een preventieadviseur aan of sluit je aan bij een Externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het werk

De Belgische wet bevat heel wat regels om de risico’s op het werk te beperken en ervoor te zorgen dat werknemers zich veilig en gezond voelen.

Daarom is elk bedrijf verplicht een preventieadviseur aan te stellen. Als kleine organisatie acht je het misschien niet haalbaar om zelf een preventiedienst uit te bouwen. Geen nood: je kan hiervoor terecht bij een extern bedrijf. Je hebt de keuze uit een hele lijst van door de overheid erkende organisaties.

Arbeidscontract

Als je op zoek gaat naar een werknemer, moet je ook duidelijkheid scheppen over het soort contract dat je aanbiedt: eentje van onbepaalde of van bepaalde duur. De verschillen op een rijtje:

arbeidscontract van onbepaalde duur

• De naam van het contract zegt het al: in dit geval heb je geen einddatum vooropgesteld en neem je iemand voor onbepaalde tijd in dienst. Dit soort contract wordt als standaard aanzien.

arbeidscontract van bepaalde duur

• In dit contract neem je de duurtijd van de arbeidsperiode op. Dit kan een kalenderperiode zijn, de looptijd van een bepaald project of tot een afwezige werknemer terugkomt. Er is geen minimale of maximale periode verbonden aan zo’n contract van bepaalde duur.

Als je een werknemer aanwerft, stel je best een arbeidscontract op waarin je de gegevens van beide partijen opneemt, de begindatum, afspraken over het loon en extra voordelen, de arbeidsduur, de functie, eventuele extra vakantiedagen, eventuele aanvullende bepalingen zoals bv geheimhoudingsclausule en wettelijke verplichtingen vastlegt. Hierin verwijs je naar het arbeidsreglement. Meer info vind je op de website van de Vlaamse overheid. Ook je sociaal secretariaat kan je hierbij verder helpen. Zij hebben vaak modelcontracten die je kan raadplegen.

Op zoek naar een voorbeeld van een arbeidsovereenkomst voor een creatief profiel. Download het hier. 

Verloning

Zelfs al is geld niet de voornaamste drijfveer van de enthousiaste werknemers die je in huis haalt, toch zullen ze er niet vrolijk van worden als je hun salaris niet uitbetaalt. Zo’n maandelijks salaris valt uiteen in twee delen: de primaire en de secundaire arbeidsvoorwaarden.

• De primaire arbeidsvoorwaarden zijn de belangrijkste. Het gaat om het maandelijkse brutoloon, het aantal werkuren per week en de vakantietoeslag die je maandelijks aan je werknemer betaalt. Je moet er steeds rekening mee houden dat het brutoloon niet lager is dan het GGMMI (Gewaarborgd Gemiddeld Minimum Maandinkomen). Om dit bedrag te kennen, ga je kijken onder welk paritair comité je valt en welke baremalonen er gelden. Voor meer info, één adres: de website van de federale overheid.
• Met secundaire arbeidsvoorwaarden kan je het aantrekkelijker maken om voor jouw bedrijf te komen werken. Dat zijn bijvoorbeeld flexibele werktijden, opleidingsmogelijkheden en extralegale voordelen. Een greep uit het aanbod: pensioenregeling, reisvergoeding, gsm, laptop, extra vakantiedagen, maaltijdcheques, bedrijfswagen of een mobiliteitsbudget. Ook hierover vind je meer info online.

Spreek met je toekomstige werknemer steeds een brutoloon af en geen nettoloon. Weet wel dat dit brutoloon niet de totale loonkost is. Hieronder vind je een overzichtje:

ADMINISTRATIE NA AANWERVING

Je hebt de juiste persoon gevonden voor de job. Je weet wie je gaat aanwerven en het contract is getekend. Dan resten jou nog een aantal belangrijke taken die je meteen in orde dient te brengen.

Verplichtingen na aanwerving

• Neem contact op met je lokaal ontvangstkantoor voor de ingehouden bedrijfsvoorheffing

Je contacteert je ontvangstkantoor van de directe belastingen om de nodige stortingen te doen voor de ingehouden bedrijfsvoorheffing. Deze ingehouden bedrijfsvoorheffing is een voorschot op de inkomstenbelastingen die geheven worden op de beroepsinkomsten. Hoor je het in Keulen donderen? Niet erg: het onderdeel over belastingen gaat hier dieper op in.

• Schrijf je nieuwe werknemer in via de DIMONA-aangifte

Geef je nieuwe werknemer aan bij de RSZ aan de hand van de zogenaamde DIMONA-aangifte. Je moet je werknemer niet alleen inschrijven voordat die begint te werken, maar ook uitschrijven wanneer die je bedrijf verlaat. Vergeet je dit in orde te brengen, dan kan je hiervoor een boete krijgen. Meer informatie vind je op de website van de Vlaamse Overheid. Je sociaal secretariaat kan je hierbij helpen. 

Terugkerende verplichtingen

Bezorg je werknemer op tijd zijn loonfiches, belastingfiches en individuele rekeningen. Daarnaast dien je als werkgever ook nog een aantal zaken op orde te houden. Op de website Ikwilaanwerven.be vind je een overzicht van maandelijkse taken, taken die per kwartaal nodig zijn en de jaarlijkse taken.  Je sociaal secretariaat kan je hierbij helpen. 

Zorg voor een fijn onthaal op de eerste werkdag

Je hebt alle administratie in orde gebracht, maar daarnaast is het heel belangrijk dat jij als werkgever ervoor zorgt dat je nieuwe werknemer warm onthaald wordt op de eerste werkdag. Geef een rondleiding in je atelier, je kantoor of gebouw en stel de andere collega's voor.  Je kan er ook voor kiezen om een mentor/buddy aan te duiden die de nieuwe werknemer de eerste periode zal begeleiden. 

Bespreek alle praktische informatie zodat je nieuwe werknemer snel mee is.  Zorg ervoor dat je logingegevens en een mailaccount kan geven. 

In het kader van de welzijnswetgeving ben je verplicht om een onthaalbeleid te hebben voor nieuwe werknemers. Een onthaalbrochure is een handig instrument.  De meeste sociale secretariaten kunnen je helpen met een voorbeeld hiervan of je vindt veel informatie online. Je bent ook verplicht om je nieuwe werknemer een document te laten ondertekenen waaruit blijkt dat je de nodige informatie over welzijn op het werk gegeven hebt.

Onboarding stopt niet na de eerste werkdag, check geregeld met je nieuwe werknemers of alles duidelijk is en of er vragen of twijfels zijn.  Dit zorgt mee voor een positieve bedrijfscultuur.

AFWEZIGHEDEN: VAKANTIE EN ZIEKTE

Vakantie

De meest gemotiveerde en energieke werknemers zijn zij die er af en toe eens tussenuit gaan om op adem te komen. Het aantal vakantiedagen waar je werknemer recht op heeft, hangt af van zijn prestaties van het jaar ervoor. Heeft hij het vorige kalenderjaar voltijds gewerkt (38 uren per week), dan mag hij twintig betaalde verlofdagen nemen.

Daarnaast kan een werknemer nog andere soorten vakantiedagen of afwezigheden inroepen. De meest bekende voorbeelden zijn:

• klein verlet (bv. bij huwelijken en overlijdens)
• tijdskrediet
• ouderschapsverlof, adoptieverlof, pleegouderverlof, moederschapsverlof en geboorteverlof
• betaald educatief verlof (voor erkende opleidingen)
• verlof om dwingende redenen (bv. een ongeval, ziekte of natuurramp)
• zorgverlof voor de verzorging van een zwaar ziek familielid
• ...

Wie graag een overzicht heeft of meer wil weten over al deze types van afwezigheden, moet op de website van de federale overheid zijn.

Ziekte

Je werknemer werd al een paar dagen geplaagd door keelpijn en is uiteindelijk geveld: een paar dagen thuis, doctor's orders. Hij moet jou dan een medisch attest bezorgen. Vergeet niet om de procedure hierrond op te nemen in je arbeidsreglement. (Formuleer bijvoorbeeld een antwoord op vragen als: hoe moet de ziekte gemeld worden? Wanneer moet het ziektebriefje binnen zijn? Wat bij een verlenging?)

Een zieke werknemer heeft recht op een gewaarborgd loon gedurende de eerste dertig kalenderdagen van de ziekte. Nadien valt hij terug op de ziekenkas en ontvangt hij een uitkering.