SOORTEN SAMENWERKINGEN

Een zaak draaiende houden, doe je vaak niet alleen. En dan bestaan er verschillende manieren om met anderen samen te werken.

Mede-oprichters

Als je een vennootschap hebt, dan zijn er waarschijnlijk een of meerdere mede-oprichters. Zij zitten ‘mee in de zaak’: ze delen dus in het ondernemersrisico en, afhankelijk van hun aandeel in de onderneming, in de winst of het verlies. Als je mensen mee opneemt in jouw ondernemingsteam, vermijd je een hoge loonkost wanneer de zaken tegenvallen. Anderzijds wil je meestal ook niet té veel mensen uitnodigen in het core team. ‘2 is te weinig, 3 is te veel’ is een veelgehoorde uitspraak in deze context.

Werknemers

Je kan ervoor kiezen om een medewerker in dienst te nemen voor een bepaalde of onbepaalde tijd. Jij wordt dan de werkgever die aan bepaalde verplichtingen verbonden is. Alle informatie over het aannemen van personeel vind je onder 'Contracten, lonen en verplichtingen' (lager op deze pagina). Ook de website van de Vlaamse Overheid kan je raadplegen.

Freelancers

Het is niet altijd even evident om mensen in vast of tijdelijk dienstverband aan te werven. Freelancers zijn dan ook vaak een welkom alternatief. Deze medewerkers leveren een op voorhand vastgestelde dienst, tegen een op voorhand vastgelegd tarief. Duidelijkheid troef.

Ben je van plan om met een freelancer in zee te gaan? Dan is een contract zowel in jouw als in zijn belang. Meestal stelt de freelancer dit op.  

Je kan als bedrijf een beroep doen op een zelfstandige freelancer of iemand die werkt via een Sociaal Bureau voor Kunstenaars of Payrollservice.  In het laatste geval val je eigenlijk terug op interimarbeid, maar met specifieke voorwaarden voor artistieke profielen.

Meewerkende echtgeno(o)t(e), helper en toevallige helper

Werk je als zelfstandige, dan kan je de hulp inroepen van je partner, familieleden of vrienden om je te helpen in je zaak, bijvoorbeeld op drukke momenten. Deze regeling geldt enkel voor natuurlijke personen, niet voor vennootschappen. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen meewerkende echtgeno(o)t(e), helper en toevallige helper. Meer informatie en tarieven van de sociale bijdragen kan je vinden op de website van Sociale Zekerheid Zelfstandige Ondernemers en VLAIO.

Als je als partner van een zelfstandige (via een huwelijks- of samenlevingscontract) zonder eigen inkomen meehelpt in de zaak, word je beschouwd als meewerkende echtgeno(o)t(e). Je moet je aansluiten voor het statuut van de meewerkende echtgeno(o)t(e), je aansluiten bij het socialeverzekeringsfonds van je zelfstandige partner en sociale bijdragen betalen. Je geniet van sociale rechten zoals gezinsbijslagen, pensioen en moederschapshulp. Help je je partner niet op regelmatige basis en minder dan 90 dagen per jaar, dan word je beschouwd als ‘toevallige helper’.

Als je regelmatig een zelfstandige helpt zonder dat je verbonden bent door een arbeidsovereenkomst, ben je een zelfstandige helper en word je zelf ook als zelfstandige beschouwd. Je dient je aan te sluiten bij een sociaal verzekeringsfonds en sociale bijdragen te betalen. Maar je geniet ook van sociale rechten.

Je kan een zelfstandige ook helpen zonder onderworpen te worden aan de sociale zekerheid. Dit kan enkel als de hulp occasioneel en tijdelijk is. In dat geval spreken we van een toevallige helper. Er zijn wel enkele voorwaarden aan verbonden: je mag maximum 90 dagen per jaar helpen, je mag niet getrouwd zijn en je moet jonger dan 20 jaar zijn. Ben je student en ontvang je het groeipakket, dan ligt de grens op 25 jaar. Let wel: de regels rond toevallige hulp worden strikt geïnterpreteerd.

Amateurkunstenvergoeding of AKV

Voor occasionele creatieve en artistieke prestaties kan je ook gebruik maken van de amateurkunstenvergoeding of AKV. Het gaat hier over een vergoeding, niet om loon of een gefactureerd bedrag, waardoor je er niet zomaar onbeperkt gebruik van mag maken, er gelden limieten qua bedrag en aantal dagen. 

Meer weten over de voorwaarden en bedragen.  Lees hier alles over de AKV. 

Vrijwilligers

Je kan alleen vrijwilligers in dienst nemen als je een feitelijke vereniging, een private of een publieke rechtspersoon bent zonder winstoogmerk. Vrijwilligerswerk is ‘onbezoldigd’ en vrijwillig, lees: onbetaald. Je mag vrijwilligers onder bepaalde voorwaarden wel een onkostenvergoeding geven. Meer informatie over de voorwaarden en bedragen vind je op de website van de Vlaamse Overheid.

Werkplekleren - opleiding op de werkvloer

Via de VDAB worden er verschillende interessante formules aangeboden om iemand op te leiden op de werkvloer. IBO, opleidingsstage en BIS worden hieronder toegelicht, maar er zijn nog enkele andere mogelijkheden. Meer informatie over werkplekleren vind je op de website van de VDAB.

• IBO of individuele beroepsovereenkomst

Via dit contract geef je aan een werkzoekende met weinig ervaring de kans om in jouw bedrijf aan de slag te gaan voor een periode van 1 à 6 maanden. Na afloop werf je de werkzoekende aan met een contract van onbepaalde duur. Tijdens de duur van het IBO-contract betaal je als werkgever geen loon of RSZ (enkel een vaste premie per maand aan de VDAB) en sluit je een arbeidsongevallenverzekering en burgerlijke aansprakelijksheidsverzekering af. Lijkt jou dit wel wat? Begeef je dan naar de website van de VDAB.

• BIS of beroepsinlevingsstage

Wil je iemand op vrijwillige basis stage laten lopen? Dat kan via een BIS of beroepsinlevingsstage. Zo'n BIS is geen arbeidsovereenkomst, maar een opleidingscontract waarbij de kandidaat vaardigheden en competenties worden aangeleerd op de werkvloer. Je betaalt geen loon of RSZ, enkel een stagevergoeding die onderhevig is aan bedrijfsvoorheffing. Je sluit daarnaast een arbeidsongevallen- en burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering af. Je dient ook een opleidingsplan op te stellen dat goedgekeurd moet worden door de VDAB. Meer info vind je op de website van de VDAB.

• Opleidingsstage

Via de opleidingsstage bied je werkzoekenden die een opleiding volgen bij de VDAB of een onderwijspartner, een stageplaats aan. Dit is ideaal voor hen en voor jou: voor hen omdat ze zo al eens proeven van het werkleven en voor jou omdat je tijdelijk een extra gemotiveerde medewerker kan inschakelen. Uiteraard volg je je stagiair op en schrijf je een stagerapport, maar verder zijn er aan een opleidingsstage weinig verplichtingen verbonden. Meer informatie vind je op de website van de VDAB.

DE JUISTE MENSEN AANNEMEN

De juiste mensen aan boord halen én houden is geen sinecure. Je wil natuurlijk een kandidaat aanwerven die niet alleen gedreven is, maar die bij voorkeur ook de juiste kennis en ervaring in huis heeft én die sociaal vaardig is. Teveel gevraagd? Nee hoor! Onze tips helpen je om de perfecte speld in de kandidatenhooiberg te vinden.

Maak werk van een aantrekkelijke en duidelijke vacature

Het is belangrijk om goed na te denken naar welk profiel of welke persoonlijkheid je precies op zoek bent, en een beslissing te nemen over de benaming van de job die je aanbiedt. Alleen zo kan je ervoor zorgen dat je vacature de juiste mensen aanspreekt. Geef in je vacature voldoende info over je bedrijf, de functie-inhoud, plaats in het organigram, verwachte resultaten, vereiste kennis en vaardigheden, arbeidsvoorwaarden en -omstandigheden,... Potentiële kandidaten moeten kunnen afleiden of de job in kwestie wel iets voor hen is.

Verspreid de vacature via de juiste kanalen

Beslis waar je je vacature zal publiceren en via welke kanalen je ze zal verspreiden. Je website en social media zijn voor de hand liggende opties, maar daarnaast kan je ook generieke of gespecialiseerde vacaturesites inschakelen en een beroep doen op je netwerk. Haal alvast wat inspiratie uit de lijst met vacaturewebsites.

Stel een helder selectie- en aanwervingsplan op

De sollicitatiebrieven en de cv’s druppelen (of stromen) binnen. Wat nu? Een duidelijke selectieprocedure houdt rekening met hoe lang kandidaten kunnen solliciteren, hoe de preselectie zal gebeuren, hoe de gesprekken zullen verlopen (wat wil je weten en hoe ga je dit te weten komen?), hoeveel rondes je wil organiseren en of daar ook tests bij horen. Leg vooraf vast hoe en wanneer je de kandidaten op de hoogte wil brengen van je uiteindelijke beslissing, zodat je die informatie meteen bij de aanvang van de selectieprocedure kan meegeven.

Doe eens een diversiteitscheck op je vacatures en je werving

Een divers team creëert een meerwaarde voor je bedrijf, maar is geen doel op zich. Het is bewezen dat een inclusief bedrijf sterk scoort op onder meer het bereiken van diverse doelgroepen, de maatschappelijke impact en de tevredenheid van de werknemers. Stel je daarom een aantal vragen: Zijn je vacatures inclusief opgesteld? Verspreid je ze via kanalen die een diverse doelgroep bereiken? Denk bv. eens aan internationale rekrutering. Check ook zeker of je selectieprocedure voldoende neutraal is opgesteld. Onbewuste vooroordelen (unconscious bias) heeft iedereen. Zo heb je, eerder onbewust, een voorkeur voor gelijkaardige profielen of mensen met dezelfde moedertaal. Zorg daarom voor een divers selectieteam. Wil je uitgebreid aan de slag rond divers werven, bekijk dan ons webinar 'Divers werven in de creatieve sector'.

Heb je te weinig tijd om dit zelf te organiseren? Of krijg je die ideale kandidaat maar niet te pakken? Dan kan je de hulp inroepen van de VDAB of van een recruteringsbureau. Zo’n bureau is gespecialiseerd in het aanwerven van de juiste profielen en neemt je de administratieve en organisatorische last van je schouders. Die service gaat uiteraard gepaard met een extra kost.

CONTRACTEN, LONEN EN VERPLICHTINGEN

Je vacature is uitgeschreven, maar er komt nog heel wat meer kijken bij het aanwerven van personeel. Voor je kan beginnen denken aan een koffiemok met de naam van je nieuwe werknemer, moet je een heleboel wettelijke verplichtingen nakomen. Je moet zorgen voor een contract en loon, de officiële indiensttreding regelen én dan nog weten wat je moet doen als je werknemer ziek wordt of met vakantie wil.

We sommen hier de basisregels op. Afhankelijk van jouw concrete situatie moet je misschien nog rekening houden met een aantal extra’s. Daarom neem je voor de zekerheid het best een sociaal secretariaat onder de arm. Zij maken je niet alleen wegwijs in de regelgeving, maar adviseren je ook en nemen je een heel aantal praktische zaken uit handen. Een sociaal secretariaat is geen overbodige luxe. 

Op de website 'Ik wil aanwerven' van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid kan je ook heel wat praktische informatie vinden over het aanwerven van personeel en alle zaken die daar bij komen te kijken.

Om de totale jaarkost van het loon te berekenen, doe je de maandelijkse loonkost x 13,92 maanden. Zo is het vakantiegeld en een dertiende maand meegerekend.

De overheid geeft bij de aanwerving van personeel in bepaalde gevallen financiële steun. Je kan een overzicht van mogelijke subsidies, doelgroepverminderingen op sociale bijdragen of maatregelen voor de aanwerving van mensen uit een bepaalde doelgroep vinden in de subsidiedatabank van VLAIO. Je selecteert het thema 'Tewerkstellen'. 

Zo kan je voor de aanwerving van je eerste drie werknemers genieten van een vermindering van de RSZ- werkgeversbijdragen. Meer informatie over deze maatregel en over de omvang van de steun kan je vinden op de website van VLAIO.

Wettelijke verplichtingen

Personeel gezocht! Voordat je je nieuwe werknemers mag verwelkomen, moet je er als bedrijf ook wettelijk helemaal klaar voor zijn. Haal diep adem en pak de volgende zaken aan:

• breng je RSZ-nummer in orde

Je moet je aanmelden bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ), je registreren als werkgever en je RSZ-nummer aanvragen. Je kan dit zelf online doen via de toepassing WIDE (Werkgeveridentificatie).

Alle info over je administratieve verplichtingen bij de RSZ vind je op website van de Sociale Zekerheid.

Je kan hiervoor ook (tegen betaling) gebruik maken van een erkend sociaal secretariaat. Zij regelen al de administratieve zaken en zullen je advies geven over de regelgeving.

• stel een arbeidsreglement op

De inhoud van je arbeidsreglement kies je natuurlijk niet helemaal zelf. Je moet niet alleen opnemen welke regels je als bedrijf wil laten respecteren; er moeten ook een aantal wettelijke zaken aan bod komen.

Voor meer informatie verwijzen we je graag naar de website van de federale overheid. Je vindt er ook enkele handige modeldocumenten.

Je moet een afschrift van het arbeidsreglement binnen de 8 dagen van inwerkingtreding bezorgen aan de Arbeidsinspectie. Dit kan online ingediend worden via www.arbeidsreglement.belgie.be.

Het arbeidsreglement moet vrij consulteerbaar zijn door al je werknemers.

Je moet aan elke werknemer een exemplaar geven en hiervoor een ontvangstbewijs laten ondertekenen.

• sluit een arbeidsongevallenverzekering af

Voor je een werknemer in dienst neemt, moet je een arbeidsongevallenverzekering afsluiten. De verzekering voor burgerlijke aansprakelijkheid is niet verplicht, maar zeker het overwegen waard, want ze beschermt je bijvoorbeeld tegen schade die jouw werknemer bij een klant veroorzaakt. Je wint het best informatie in bij een verzekeringskantoor in je buurt.

• stel een preventieadviseur aan of sluit je aan bij een Externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het werk

De Belgische wet bevat heel wat regels om de risico’s op het werk te beperken en ervoor te zorgen dat werknemers zich veilig en gezond voelen.

Daarom is elk bedrijf verplicht een preventieadviseur aan te stellen. Als kleine organisatie acht je het misschien niet haalbaar om zelf een preventiedienst uit te bouwen. Geen nood: je kan hiervoor terecht bij een extern bedrijf. Je hebt de keuze uit een hele lijst van door de overheid erkende organisaties.

Arbeidscontract

Als je op zoek gaat naar een werknemer, moet je ook duidelijkheid scheppen over het soort contract dat je aanbiedt: eentje van onbepaalde of van bepaalde duur. De verschillen op een rijtje:

arbeidscontract van onbepaalde duur

• De naam van het contract zegt het al: in dit geval heb je geen einddatum vooropgesteld en neem je iemand voor onbepaalde tijd in dienst. Dit soort contract wordt als standaard aanzien.

arbeidscontract van bepaalde duur

• In dit contract neem je de duurtijd van de arbeidsperiode op. Dit kan een kalenderperiode zijn, de looptijd van een bepaald project of tot een afwezige werknemer terugkomt. Er is geen minimale of maximale periode verbonden aan zo’n contract van bepaalde duur.

Als je een werknemer aanwerft, stel je best een arbeidscontract op waarin je de gegevens van beide partijen opneemt, de begindatum, afspraken over het loon en extra voordelen, de arbeidsduur, de functie, eventuele extra vakantiedagen, eventuele aanvullende bepalingen zoals bv geheimhoudingsclausule en wettelijke verplichtingen vastlegt. Hierin verwijs je naar het arbeidsreglement. Meer info vind je op de website van de Vlaamse overheid. Ook je sociaal secretariaat kan je hierbij verder helpen. Zij hebben vaak modelcontracten die je kan raadplegen.

Op zoek naar een voorbeeld van een arbeidsovereenkomst voor een creatief profiel. Download het hier. 

Verloning

Zelfs al is geld niet de voornaamste drijfveer van de enthousiaste werknemers die je in huis haalt, toch zullen ze er niet vrolijk van worden als je hun salaris niet uitbetaalt. Zo’n maandelijks salaris valt uiteen in twee delen: de primaire en de secundaire arbeidsvoorwaarden.

• De primaire arbeidsvoorwaarden zijn de belangrijkste. Het gaat om het maandelijkse brutoloon, het aantal werkuren per week en de vakantietoeslag die je maandelijks aan je werknemer betaalt. Je moet er steeds rekening mee houden dat het brutoloon niet lager is dan het GGMMI (Gewaarborgd Gemiddeld Minimum Maandinkomen). Om dit bedrag te kennen, ga je kijken onder welk paritair comité je valt en welke baremalonen er gelden. Voor meer info, één adres: de website van de federale overheid.
• Met secundaire arbeidsvoorwaarden kan je het aantrekkelijker maken om voor jouw bedrijf te komen werken. Dat zijn bijvoorbeeld flexibele werktijden, opleidingsmogelijkheden en extralegale voordelen. Een greep uit het aanbod: pensioenregeling, reisvergoeding, gsm, laptop, extra vakantiedagen, maaltijdcheques, bedrijfswagen of een mobiliteitsbudget. Ook hierover vind je meer info online.

Spreek met je toekomstige werknemer steeds een brutoloon af en geen nettoloon. Weet wel dat dit brutoloon niet de totale loonkost is. Hieronder vind je een overzichtje:

ADMINISTRATIE NA AANWERVING

Je hebt de juiste persoon gevonden voor de job. Je weet wie je gaat aanwerven en het contract is getekend. Dan resten jou nog een aantal belangrijke taken die je meteen in orde dient te brengen.

Verplichtingen na aanwerving

• Neem contact op met je lokaal ontvangstkantoor voor de ingehouden bedrijfsvoorheffing

Je contacteert je ontvangstkantoor van de directe belastingen om de nodige stortingen te doen voor de ingehouden bedrijfsvoorheffing. Deze ingehouden bedrijfsvoorheffing is een voorschot op de inkomstenbelastingen die geheven worden op de beroepsinkomsten. Hoor je het in Keulen donderen? Niet erg: het onderdeel over belastingen gaat hier dieper op in.

• Schrijf je nieuwe werknemer in via de DIMONA-aangifte

Geef je nieuwe werknemer aan bij de RSZ aan de hand van de zogenaamde DIMONA-aangifte. Je moet je werknemer niet alleen inschrijven voordat die begint te werken, maar ook uitschrijven wanneer die je bedrijf verlaat. Vergeet je dit in orde te brengen, dan kan je hiervoor een boete krijgen. Meer informatie vind je op de website van de Vlaamse Overheid. Je sociaal secretariaat kan je hierbij helpen. 

Terugkerende verplichtingen

Bezorg je werknemer op tijd zijn loonfiches, belastingfiches en individuele rekeningen. Daarnaast dien je als werkgever ook nog een aantal zaken op orde te houden. Op de website Ikwilaanwerven.be vind je een overzicht van maandelijkse taken, taken die per kwartaal nodig zijn en de jaarlijkse taken.  Je sociaal secretariaat kan je hierbij helpen. 

Zorg voor een fijn onthaal op de eerste werkdag

Je hebt alle administratie in orde gebracht, maar daarnaast is het heel belangrijk dat jij als werkgever ervoor zorgt dat je nieuwe werknemer warm onthaald wordt op de eerste werkdag. Geef een rondleiding in je atelier, je kantoor of gebouw en stel de andere collega's voor.  Je kan er ook voor kiezen om een mentor/buddy aan te duiden die de nieuwe werknemer de eerste periode zal begeleiden. 

Bespreek alle praktische informatie zodat je nieuwe werknemer snel mee is.  Zorg ervoor dat je logingegevens en een mailaccount kan geven. 

In het kader van de welzijnswetgeving ben je verplicht om een onthaalbeleid te hebben voor nieuwe werknemers. Een onthaalbrochure is een handig instrument.  De meeste sociale secretariaten kunnen je helpen met een voorbeeld hiervan of je vindt veel informatie online. Je bent ook verplicht om je nieuwe werknemer een document te laten ondertekenen waaruit blijkt dat je de nodige informatie over welzijn op het werk gegeven hebt.

Onboarding stopt niet na de eerste werkdag, check geregeld met je nieuwe werknemers of alles duidelijk is en of er vragen of twijfels zijn.  Dit zorgt mee voor een positieve bedrijfscultuur.

AFWEZIGHEDEN: VAKANTIE EN ZIEKTE

Vakantie

De meest gemotiveerde en energieke werknemers zijn zij die er af en toe eens tussenuit gaan om op adem te komen. Het aantal vakantiedagen waar je werknemer recht op heeft, hangt af van zijn prestaties van het jaar ervoor. Heeft hij het vorige kalenderjaar voltijds gewerkt (38 uren per week), dan mag hij twintig betaalde verlofdagen nemen.

Daarnaast kan een werknemer nog andere soorten vakantiedagen of afwezigheden inroepen. De meest bekende voorbeelden zijn:

• klein verlet (bv. bij huwelijken en overlijdens)
• tijdskrediet
• ouderschapsverlof, adoptieverlof, pleegouderverlof, moederschapsverlof en geboorteverlof
• betaald educatief verlof (voor erkende opleidingen)
• verlof om dwingende redenen (bv. een ongeval, ziekte of natuurramp)
• zorgverlof voor de verzorging van een zwaar ziek familielid
• ...

Wie graag een overzicht heeft of meer wil weten over al deze types van afwezigheden, moet op de website van de federale overheid zijn.

Ziekte

Je werknemer werd al een paar dagen geplaagd door keelpijn en is uiteindelijk geveld: een paar dagen thuis, doctor's orders. Hij moet jou dan een medisch attest bezorgen. Vergeet niet om de procedure hierrond op te nemen in je arbeidsreglement. (Formuleer bijvoorbeeld een antwoord op vragen als: hoe moet de ziekte gemeld worden? Wanneer moet het ziektebriefje binnen zijn? Wat bij een verlenging?)

Een zieke werknemer heeft recht op een gewaarborgd loon gedurende de eerste dertig kalenderdagen van de ziekte. Nadien valt hij terug op de ziekenkas en ontvangt hij een uitkering.